Event Organisasi

Event Organisasi. Perumusan KonsepTeknis AcaraMenyusun AnggaranPembagian TugasPendanaanPersiapanPelaksanaanPertamatama tentunya tim inti dari suatu Event Organizer akan berembuk dan mengadakan brainstorming guna menyusun konsep dari acara yang akan dilakukan mulai dari penamaan tema acara lokasi dan lain sebagainya Tahapan ini adalah yang paling krusial karena nantinya akan berpengaruh terhadap besarnya anggaran yang diperlukan teknis pelaksanaan acara menentukan sumber pendanaan penentuan lokasi berapa banyak SDM yang diperlukan hingga kepada berapa besarnya keuntungan yang dihasilkan Perlu dicatat tidak selamanya ide unik itu bisa dengan mudah terwujud dan terlaksana jadi pada tahap ini anda jangan hanya berkutat pada seberapa “unik”nya acara yang akan anda buat tetapi pastikan juga bahwa acara tersebut akan dappat terlaksana dan menarik di mata calon audiens partisipan dan atau para sponsor Contoh yang nyata adalah pada kasus kegagalan event Fyre Festival beberapa waktu lalu yang mana mereka memiliki konsep suatu pesta mewah di pinggir pantai di kepulauan Bahama Tahapan kedua dalam cara kerja Event Organizer adalah perumusan teknis acara dari konsep yang sudah dibuat yang akan memastikan segala kebutuhan yang diperlukan dari konsep tersebut sudah terpenuhi Bagian yang satu ini sangat erat kaitannya dengan pengalaman yang anda miliki dan tentunya sangat krusial karena apabila ada satu hal yang terlewat di bagian ini maka akan dapat berdampak buruk pada saat pelaksanaan acara Misalnya anda memiliki konsep membuat konser musik di tengah danau berarti anda harus memikirkan bagaimana membangun panggungnya transportasi para kru dan pengisi acara ke panggung tersebut bagaimana kelistrikannya pencahayaan jam berapa dan di mana acara akan dilaksanakan dan juga bagaimana memastikan suara yang dihasilkan tetap berkualitas baik Bayangkan apabila anda salah dalam mengatur kelistrikannya dan ada kabel yang bersinggungan dengan air danau dan akhirnya malah berujung pada terjadinya korslet kerusakan alat atau bahkan membahayakan jiwa pengisi Setelah konsep dan teknis pelaksanaan acara sudah disusun dengan matang tahapan selanjutnya adalah menyusun anggaran dari event yang akan diselenggarakan tersebut sehingga akan dapat terlihat berapa besaran biaya yang diperlukan Anggaran ini nantinya akan dibagibagi menjadi beberapa kelompok anggaran dan pengeluaran yang umumnya adalah sebagai berikut 1 Administrasi dan surat menyurat 2 Perlengkapan dan dekorasi 3 Panggung pencahayaan dan sound system 4 Pengisi acara 5 SDM tambahan 6 Konsumsi 7 Akomodasi dan Transportasi 8 Publikasi dan promosi 9 Sewa lokasi 10 Kebutuhan Acara Tentunya kelompok anggaran yang kami berikan hanyalah contoh umum saja dan pada kenyataannya akan sangat tergantung pada jenis acara yang akan anda selenggarakan tetapi intinya pada saat menyusun anggaran kegiatan sebaiknya anda membaginya ke dalam kelompokkelompok seperti telah dicontohkan di atas Hal itu bertujuan untuk mempermudah anda dalam memfokuskan apa saja yang diperlukan dalam a Tahapan yang satu ini tidak umum ditemukan pada Event Organizer besar yang sudah memiliki divisi masingmasing tetapi akan sangat sering terjadi pada anda yang baru memulai atau anda yang membentuk tim kepanitiaan Umumnya pada Event Organizer yang baru memulai tim inti hanyalah terdiri dari beberapa orang saja dan pada tahap ini anda dan rekan harus menentukan siapa yang bertanggung jawab untuk kebutuhan yang mana Misalnya si A B C dan D membentuk suatu Event Organizer dan mereka ingin mengadakan turnamen sepak bola dan di tahap ini mereka mulai membagi tugas yang mana A akan bertanggung jawab terhadap negosiasi dengan pihak pemilik lokasi yang ingin digunakan kemudian B bertanggung jawab dalam promosidan publikasi dari turnamen tersebut C mengurus pendanaan dan sponsorship sementara D akan mengurus perlengkapan dan SDM yang dibutuhkian seperti bola dan wasit Setelah anggaran disusun dan pembagian tugas telah dilakukan maka tahapan selanjutnya dalam cara kerja Event Organizer adalah menentukan sumber pendanaan untuk acara tersebut Pendanaan ini bisa dilakukan dengan cara mengeluarkan dana pribadi anda dan rekanrekan anda mencari dana dari para calon donatur yang diperkirakan tertarik untuk mendanai dan atau menjalin kerjasama sponsorship dengan perusahaan atau organisasi yang sekiranya akan tertarik pada event tersebut Di dalam tahapan ini biasanya Event Organizer akan membuat daftar calon pendana apabila menargetkan donatur dan juga sponsorship yang akan disesuaikan dengan jenis serta tema acara karena biasanya calon sponsor akan enggan mendanai suatu event yang tidak sesuai dengan produk jasa atau merek yang mereka usung Tahapan selanjutnya adalah yang juga tidak kalah krusial dibandingkan tahapan lainnya yaitu persiapan menjelang acara yang umumnya sudah mulai dilakukan dari 1 tahun hingga 3 bulan sebelum event berlangsung Biasanya tahapan ini akan dimulai dengan menyusun timeline dalam bentuk Gantt Chart pada Excel di mana EO akan memberi deadline pada setiap hal yang mereka persiapkan mulai dari mencari vendor sponsor dan lain sebagainya Pada timeline tersebut umumnya para Event Organizer akan merincikan setiap pekerjaan yang harus mereka lakukan sebelum berjalannya acara tersebut dan umumnya akan ada banyak hal yang perlu dibuat di sini Selanjutnya EO akan mengerahkan tim nya untuk mulai bergerak dan membuka negosiasi dengan pihakpihak terkait seperti pengelola lokasi vendor perlengkapan panggung sound system pencahayaan dan juga mulai bergerak untuk menghubungi para calon donatur dan sponsor Bagian tersulit dari tahap ini tentunya adalah di dalam pendanaan terutama apabila EO Tahapan terkahir dari cara kerja Event Organizer adalah pada pelaksanaan acara itu sendiri alias hari H yang bukan berarti pekerjaan dari EO telah selesai karena justru di tahap inilah tim mereka harus mampu menangani situasi yang terjadi di lapangan Banyak sekali hal yang bisa meleset apabila EO tidak siap dan teliti seperti waktu pengadaan acara yang mundur pengisi acara terlambat hadir konsumsi untuk panitia dan pengunjung atau peserta tidak terpenuhi ada biaya tambahan yang harus dikeluarkan lokasi tidak memadai dan lain sebagainya Kesigapan dari EO terutama mereka yang berperan sebagai penanggung jawab kegiatan sangatlah diperlukan sehingga bisa mengambil keputusan dengan cepat dan tidak membuang waktu atau melakukan kesalahan yang fatal.

CORPORATE EVENT MANAGEMENT FOR NON EVENT ORGANIZERS Di kalangan organisasi dan institusi tertentu mereka juga menyelenggarakan konvensi atau kongres bahwa di organisasi profesi kalangan kedokteran dan farmasi nama symposium sudah begitu akrabnya Di Indonesia saja hampir tiap bulan ada symposium dari kalangan ini yang dihadiri oleh para.

Corporate Event Management (general) SlideShare

Menurut Wikipedia Event organizer atau yang memiliki nama lain event management atau penyelenggara acara adalah sebuah perusahaan jasa professional yang melayani pengurusan sebuah acara Acara yang tersebut diselenggarakan oleh seseorang maupun perusahaan seperti festival konser pesta pernikahan pameran dan sebagainya.

UNIVERSAL PRODUCTION: Organisasi Sebuah Event Organizer

Event Organizer (EO) merupakan organisasi yang didalamnya terdapat sekumpulan orang yang memiliki fungsi menyelenggarakan dan melaksanakan sebuah acara dengan fungsi dan peran masing masing dari perencanaan hingga acara berakhir Di dalam meraih kelancaran dan kesuksesan sebuah acara yang ditangani EO harus memiliki orang orang yang mampu.